なぜ、MICEの配席は「土日が潰れる」ほどの重労働なのか？
課題1：紙とExcelによる転記作業の過酷さ
数百名のリストを手動でソートし、Excelの座席表へ一人ずつ入力。この膨大なアナログ転記の繰り返しが、担当者のコア業務を大きく圧迫しています。
課題2：複雑な序列を考慮する「配席パズル」の属人化
役職・卒年・専門分野など、複雑な条件を考慮する配席はまさに「正解のないパズル」。限られた熟練スタッフしか対応できず、深刻な属人化を招いています。
課題3：主業務に押される深夜・休日の集中作業
日中は通常業務や問い合わせ対応に追われるため、集中力を要する配席作業は夜間や休日に回さざるを得ないのが実態です。担当者の疲弊が常態化しています。
ディレクターリストから会場図へのコピペを延々と繰り返すだけで、一日が終わってしまう……
ベテランディレクター30年続く複雑な序列ルールを正確に把握している人間が自分しかいない
Excelと紙が生んだ「修正に弱い」構造的限界
課題4：属性情報の分断によるヒューマンエラー
従来のExcel管理では、氏名と「役職」「卒年」「アレルギー」等の属性が連動していません。席を動かすたびに手作業で情報を付け替える必要があり、致命的なミスを誘発します。
課題5：主催者との終わりなき伝言ゲームの罠
主催者の意向をExcelに反映し、PDF化して送り返す。この終わりなきアナログな往復作業が、運営側と主催者双方の時間を奪い、多大なストレスを生んでいます。
課題6：直前変更ができない構造的限界
紙やExcelでの管理は、本番1週間前が修正の限界です。前日の急な欠席や代理出席にリアルタイムで対応できないことが、当日の現場に大きな混乱を招きます。
ディレクター席を動かした際、役職や卒年の書き換えを忘れてしまった！アレルギー情報の修正漏れも怖くて、何度も確認が必要だ……
主催者自分の意図が運営側にうまく伝わらず、何度もやり直しが必要で大変だ
ディレクター直前の変更はどうしても無理……。最後は現場での口頭指示に頼るしかなく、ミスが怖い
イベントマイスターが実現する3つの革命
① 転記と確認のループから脱却する「配席革命」
課題1（転記作業）、課題2（専門性）、課題4（情報の分断）の解決
画面上のマウス操作だけで席の入れ替えが完了します。
画面上のマウス操作だけで、直感的に配席の入れ替えや参加者リストからの配置が完了。
「グループカラー機能」により、属性ごとに参加者を色分け管理。配席ミスを視覚的に防ぎます。
「役職」や「卒業年次」などの付属情報を確認しながら配席できます。
参加者を移動させると「役職」「卒年」「アレルギー情報」などの全データが自動で連動。
情報の付け替えミスが物理的に発生しません。
チームで同じ画面を共有しながら配席できるためベテランはサポート側に回れます。
配席した席次表がワンクリックで出力可能
名前と肩書きのみ表示されたシンプルな席次表と
「役職」「卒年」「アレルギー情報」などの属性情報が入った席次表が出力できます。
名前と肩書きのみの席次表
卒年やアレルギー等の割当情報付席次表
②主催者の意図を100%形にする「主催者革命」
課題3（時間外作業）、課題5（伝言ゲーム）、課題6（直前変更）の解決
主催者にアカウントを発行し直接配席できます
- スマホやiPadに完全対応しており、URL一つで直感的な「ポチポチ」配席操作が可能
- 多忙なドクターや教授が、診療や教育の合間などの隙間時間に場所を選ばず配席できます
- 主催者自身がトライ＆エラーを行えるため、運営側との伝言ゲームによるストレスを解消
- 運営側は配席業務の大半を主催者に委ねることができ、時間外作業が激減します。
イベント開始直前まで配席の変更が可能に
- 突然のキャンセルや急な追加、要人への配慮といった不測の事態への対応が可能
- 直前まで配席を調整できる対応力が、主催者の満足度向上に繋がります
③ 現場の質を劇的に高める「ホスピタリティ革命」
課題4（情報の分断）、課題6（直前変更）の解決
【会場・運営側】参加者のアレルギー等の個別配慮対応がより確実に
- 特記情報入り座席表（PDF）により、スタッフは参加者・VIPへの個別配慮を即座に把握
- 直前の変更も最新PDFを送るだけで全スタッフへの情報共有が完了します
【参加者側】細部まで行き届いた「おもてなし」で満足度を最大化
- 「3,000文字もの豊富な人名外字」に対応しており正確な文字表記の席次表の作成・配布が可能に
- 周囲の顔ぶれを確認できる席次表の提供は、会場内の交流をスムーズにし、参加者のホスピタリティ向上へ直結
- 直前まで配席を調整できる柔軟性が、主催者のこだわりを形にし、参加者の「大切にされている」という実感を生みます。
導入実績と共創の物語
国内MICE業界を牽引する「株式会社コングレ」との共創から誕生
イベントマイスターは、現場を熟知する「コングレ」と、システム開発の「PIEM」がタッグを組んで生まれました。2020年1月29日、PIEMが要件定義書を書き上げたわずか4日後にコングレから問い合わせが届くという、まさに運命的なタイミングでの出会いでした。
イベントマイスターが誕生するまで
問い合わせまでの背景（コングレ）
Excelへの手入力とコピー＆ペースト、そして「暗黙のルール」に縛られた配席業務は、ミスの許されない極めてリスクの高いパズルを解くような重労働でした。
手作業による非効率と、それに伴う担当者の膨大な精神的・時間的負担は、業界が長年抱え込んできた「痛み」そのものでした。
この状況を打破すべく、コングレの門脇氏はオンラインで解決策を模索する中で、PIEMのブライダル向け配席システムに辿り着きます。
PIEMのウェブサイトに「席次案確定までの作業を効率化したい」という切実な一通のメールを送信するに至りました。
開発に至るまでの背景（PIEM）
ブライダル業界で高い評価を得ていた「ONE-Wシステム」の配席システムの技術を、一般の宴会やイベントにも展開できないかと、2019年夏頃から「汎用版」システムの構想を温めていました。
「汎用版」事業計画書の策定を行い、市場規模や資金計画など、社内での調整を行いました。
汎用版の要件定義書を完成させ、開発部へ見積もりを依頼するという、システム開発への第一歩を踏み出しました。この時点で、コングレとPIEMは互いの存在を知りません。
要件定義書が完成してからわずか4日後に、コングレの門脇氏から一通の問い合わせが届きました。
コングレとPIEMの共創の物語
共同開発、コロナ禍を経て、いざ実践へ
初のオンライン打ち合わせで、ブライダル向けシステムをベースとしたデモを見た門脇氏は、即座に「全然使える」と直感しました。長年解決策を探し続けてきた門脇氏と、新市場を模索していたPIEM社が、運命的に結びついた瞬間でした。
2020年3月に複数回、コングレが持つ30年以上の現場ノウハウをシステムに注入する詳細な打ち合わせが行われました。ブライダル用語からMICE用語への変換、高齢の先生方でも扱えるように、Excelインポート機能の優先実装など、実用性を極限まで高めるための設計がなされました。
当初、PIEMは一般宴会向けを想定していましたが、門脇氏からのフィードバックにより、日本国内に無数に存在する学術集会や国際会議という巨大なニッチ市場の存在に気づかされました。これにより、システムの方向性が「MICE業界特化型」へと明確に定まりました。
2020年12月、コングレとの共創の証として「MICE」の名を冠した「EventMICEtor」が正式リリースされました。しかし、同時にコロナ禍が本格化し、社交行事のほとんどが中止・延期となるという未曾有の危機に直面します。
案件が動かない2年以上の空白期間中も、門脇氏とPIEMは連絡を取り合い続けました。門脇氏は「みなさまのお役に立ちたい」とノウハウの提供を続け、目先の利益を超えた信頼関係が、後の成功の土台となる「戦友」のような絆へと昇華しました。
ついに、イベントマイスターが現場で真価を発揮する時が訪れます。2022年10月、医学系学会の祝賀会において初めて実際の案件として導入され、長年アナログで行われてきた配席業務のデジタル化がついに果たされました。この祝賀会は卒年、年齢、専門分野、役職など、極めて複雑な「暗黙のルール」に基づいた配席を劇的に改善しました。
コングレの負担をさらに減らすため、PIEM側が初期データを60%の状態まで配席する伴走型のサポート体制を構築しました。これによりコングレの配席業務による土日出勤は完全に無くなりました。
単なるゲスト情報だけでなく、「誰がどこに座っているか」という配席情報そのものを取り込み・出力できる機能を開発。作業の複製が容易になりました。
属性ごとにゲストを色分け（紫、ピンク等）して管理できる機能を実装。これにより、配席ミスを視覚的に防ぐことが可能になりました。
元々利用の多かったコングレ大阪、コングレ東京のみならず、東北や中部、九州での利用も拡大しました。累計50件を超える利用実績があり、さらに利用案件が増加しています。
マイスワンのもつ、MICE受付システムとのAPI連携機能を開発し、受付システムからはゲスト情報を、イベントマイスターからは配席情報（テーブル、座席）を双方に渡すことが可能になりました。これによりQRコードを読み込むだけで座席票が印刷されるフローを確立。これによりイベント直前まで配席を変更したり、当日は参加者を待たせないスムーズな運営を実現しました
単なる配席ツールを超え、イベントマイスターは運営のあらゆる工程をデジタルで繋ぐシステムとして、MICE業界の常識を塗り替え続けています。コングレとPIEMの挑戦は、おもてなしの心をデジタルの力で最大化する未来へと続きます。
よくある質問（FAQ）
初期費用や月額固定費はかかりますか？
いいえ、一切かかりません。 本システムは「1案件ごとのパッケージ料金（売り切り型）」となっており、システム導入に伴う初期費用や月額基本料は 0円 です。 必要な費用は、プロジェクトごとの「プラン料金（19,800円（税別）〜）」のみです。無駄な固定費が発生しないため、年1回の学術集会や不定期な研究会でも安心してご利用いただけます。 ※詳細な機能差やプランごとの価格については、価格表をダウンロードしてご確認ください。
名簿データの入力や配席操作が大変そうです。代行してもらえますか？
はい、面倒な初期設定はすべて弊社にお任せください（BPOサービス）。 「数百名分の名簿登録」や「ルールの複雑な初期配席」は、弊社スタッフが代行いたします。お手持ちの「招待者リスト（Excel）」と「会場レイアウト図」をお送りいただくだけで、 60%完成した状態（初期配席済み） までセットアップして納品いたします。お客様は、納品された画面で微調整を行うだけで済みます。 ※ライト・スタンダードプランには、この設定代行費用も標準で含まれています。
100名以下の小規模な会合や、同窓会などでも利用できますか？
もちろんです。小規模案件に最適なプランがございます。 大規模な学術総会だけでなく、理事会、委員会、大学の同門会（同窓会）、忘年会など、あらゆる宴会形式に対応しています。テーブル配置も「丸卓」「長机（スクール形式）」「ロの字」など自由に設定可能です。
申し込み後にキャンセルした場合、費用はどうなりますか？
名簿データ受領後のキャンセルは、料金の100%を申し受けます。 本サービスは「設定代行（BPO）」をセットで提供しており、お客様から名簿データをお預かりした時点でスタッフが作業に着手いたします。そのため、データ受領後（作業開始後）のキャンセルにつきましては、進捗に関わらずプラン料金の全額をご請求させていただきます。あらかじめご了承ください。
参加者の名前に「旧字体（外字）」が含まれていますが、正しく表示されますか？
はい、約3,000文字の人名外字・異体字に対応しています。 一般的なPCでは表示できない「髙（はしごだか）」「﨑（たつさき）」「齋（旧字体）」なども、文字化けすることなく正しく表示・印刷されます。VIPの座席表やお席札にも安心してご利用いただけます。
主催者（医師）がiPadやスマホで操作することは可能ですか？
はい、可能です。 専用アプリのインストールは不要です。発行されたURLにアクセスするだけで、PCはもちろん、iPadやスマートフォンからでも直感的なマウス操作（指先での操作）で配席を変更できます。移動中や診療の合間など、先生方の「隙間時間」にパズル感覚で調整いただけます。
本番直前の急な欠席や追加変更に対応できますか？
即座に対応可能です。 システム上で直感的なマウス操作を行うだけで、空席を詰めたり、急な追加席を作ることが可能です。変更後はワンクリックで「最新の座席表（PDF）」を出力できるため、ホテルや運営スタッフへの共有も一瞬で完了します。
VIPの名簿やアレルギー情報を扱いますが、セキュリティは大丈夫ですか？
国際規格「ISMS」および「Pマーク」を取得したPIEM株式会社が厳重に管理しています。 本サービスは、創業40年以上の実績を持つイー・アンド・エムグループの「PIEM株式会社」が開発・運営しています。 グループ全体で情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）の国際規格「ISO/IEC 27001」認証に加え、個人情報保護の証である「プライバシーマーク（Pマーク）」も取得しています。厳格なセキュリティ基準に基づき、お客様の重要データを保護しています。